Com o novo sistema online, os cartórios são obrigados a se adequar às normas e adequação relacionadas a LGPD
Na próxima terça-feira, 31 de janeiro, entra em vigor o Sistema Eletrônico de Registros Públicos (Serp), popularmente conhecido como sistema online de cartórios. Essa ferramenta busca facilitar o acesso aos serviços de registros públicos. O objetivo é dar aos cidadãos brasileiros atendimento público tecnológico rápido, seguro e eficiente. Mas, e agora, como ficam os cartórios que ainda não se adequaram à LGPD? Lembrando que o prazo máximo para isso é o dia 20 de fevereiro.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já não é mais novidade, mas ainda há quem faça a gestão dos dados de maneira incorreta ou equivocada, sem seguir os preceitos estabelecidos na Lei. Com o Serp, essa passou a ser uma preocupação ainda mais latente, mesmo aos que já prestavam algum tipo de serviço online. Isso porque, com o sistema unificado, a tendência é que a gestão dos dados seja fiscalizada com mais rigor.
O que a LGPD diz sobre os cartórios?
A LGPD, em seu artigo 23, §4º, incluiu os cartórios no rol de pessoas jurídicas submetidas àquelas normas. Além disso, impôs aos cartórios a obrigação de manter bases de dados interoperacionais e estruturadas, aptas a permitir o compartilhamento simplificado das informações com os órgãos públicos. Essa é uma disposição similar ao que já prevê a Lei de Acesso à Informação para órgãos públicos.
Não bastasse a disposição legal, o provimento 134/2022 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) também determinou a adequação dos cartórios estabelecendo bases mínimas a serem adotadas.
O que é o Sistema Eletrônico de Registros Públicos?
Serviços cartorários fazem parte do nosso dia a dia, e é por este motivo que notas e registros são essenciais para garantir a segurança e a autenticidade dos atos e relações jurídicas, além do exercício da cidadania. Mas como tornar esse serviço mais acessível?
Em 27 de junho de 2022, foi criado pela Lei nº 14.382, o Serp, que tem como principais objetivos:
- a implementação de um sistema público eletrônico de atos e negócios jurídicos;
- a interconexão das serventias dos registros públicos;
- a interoperabilidade das bases de dados entre as serventias e destas com o Serp;
- o atendimento remoto dos usuários de todas as serventias por meio de acesso à internet;
- a recepção e o envio de documentos e títulos, bem como a expedição de certidões e de informações em formato eletrônico, inclusive de forma centralizada, para intercâmbio com as serventias competentes, com o poder público e com os usuários do sistema.
Todos os cartórios devem aderir ao Serp?
A adesão ao Serp é obrigatória para praticamente todos os oficiais regulados pela Lei de Registros Públicos.
Sendo assim, muitos cartórios brasileiros já oferecem serviços de forma digital. No entanto, a implementação do sistema online unificado irá padronizar esses serviços. A partir disso, será possível acessar informações de qualquer cartório do Brasil.
Há dois tipos de cartórios que ficam de fora do Serp: os de notas e os de protesto, por já terem sistemas digitais próprios.
O Cartório de Notas emite documentos como:
- Escrituras;
- Procurações;
- Testamentos;
- Reconhecimento de firma;
- Autenticação de cópias.
O Cartório de Protesto, por sua vez, protocola documentos referentes a dívidas.
Como garantir a segurança do Serp?
Para que o Serp cumpra os objetivos de forma segura, será preciso uma sinergia entre os diferentes segmentos. Neste cenário, em que é inegável que haverá um maior intercâmbio e compartilhamento de dados, devem ser atendidos os comandos tanto da LGPD, como do Provimento nº 134/2022 da Corregedoria Nacional de Justiça.
O que é o Provimento nº 134/2022?
Em agosto de 2022 o CNJ divulgou o Provimento 134/2022, estabelecendo requisitos mínimos e prazo de 180 dias para a adequação dos cartórios à LGPD, o que se finda 20/02/2023. As principais normas definidas abordam temas como:
- governança de dados pessoais;
- revisão de contratos;
- transparência das atividades de tratamento;
- elaboração de relatório de impacto;
- proteção tanto para os próprios cartórios quanto para os usuários.
Ainda de acordo com o Provimento, os cartórios precisam mapear as atividades de tratamento, adotar medidas de transparência aos usuários sobre o tratamento de dados pessoais, definir Políticas de Segurança da Informação e Interna de Privacidade e Proteção de Dados, além de criar procedimentos eficazes para atendimento aos direitos dos titulares. As medidas buscam consolidar a cultura de proteção de dados pessoais nos cartórios.
Além disso, o Provimento fixou o prazo de 180 dias para os cartórios se adequarem à LGPD, prazo este que se finda em 20/02/2023.
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